Guía
Debida diligencia de proveedores: qué guardar y cómo
Revisar a un proveedor y no poder demostrar que lo revisaste vale casi lo mismo que no haberlo revisado. Esta guía es sobre la parte aburrida y decisiva: qué se documenta, con qué frecuencia y por qué el expediente importa tanto como la revisión.
Por qué el expediente es lo que te defiende
Cuando la autoridad cuestiona una operación, la pregunta de fondo no es si actuaste de buena fe: es si puedes demostrar que la operación existió. Y esa demostración se arma con papeles que se juntan cuando la operación ocurre, no cuando llega el requerimiento.
Reconstruir dos años después es donde todo el mundo se rompe. El contacto ya no trabaja ahí, el correo se borró, nadie firmó el contrato, la evidencia de entrega nunca existió. El expediente no se hace bajo presión; se hace por costumbre.
Qué guardar por cada proveedor
No todos los proveedores necesitan lo mismo: un despacho al que le pagas medio millón al año pide más que quien te vende papelería. Pero el esqueleto es este.
Identidad del proveedor
Constancia de situación fiscal, acta constitutiva si es persona moral, identificación del representante y comprobante de domicilio.
Capacidad para prestar el servicio
Evidencia de que tiene con qué: personal, instalaciones, equipo, permisos o registros del giro. Es justo lo que el SAT cuestiona en un 69-B.
La operación misma
Contrato u orden de compra, cotización, entregables, evidencia de entrega o de prestación, correos y minutas. Lo que demuestre que algo pasó.
El pago
Comprobantes rastreables. Una transferencia bancaria identificable pesa; pagos en efectivo o triangulados restan.
La revisión contra listas
Constancia fechada de haber consultado las listas 69 y 69-B, tanto al contratar como de forma periódica después.
Ajusta la exigencia al riesgo: monto de la operación, si el proveedor es nuevo, si su giro es de los que el SAT vigila más, y si hay señales raras —domicilio que no corresponde al giro, empresa recién constituida facturando montos altos, precios fuera de mercado.
Cada cuándo revisar
Revisar sólo al dar de alta al proveedor no sirve: las listas cambian y el proveedor que contrataste limpio hace dos años puede estar en 69-B hoy. Un criterio razonable:
Al contratar, siempre y sin excepción, antes de la primera factura.
De forma periódica para todo el padrón activo. Diario si puedes automatizarlo; mensual como mínimo si lo haces a mano.
Cuando el SAT publica, porque el plazo corre desde la publicación, no desde que te enteras.
Antes de operaciones grandes o de renovar un contrato importante.
La constancia de la revisión limpia
Esta es la parte que casi nadie hace y que más se echa de menos después. Registrar que un proveedor sí apareció en una lista es obvio. Lo valioso es registrar los días en que se revisó y no apareció nada.
Ese registro —fecha, hora, qué RFC se revisaron, contra qué listas, con qué resultado— es lo que convierte «nosotros sí revisamos» en algo verificable. Una bitácora continua de revisiones cuenta una historia muy distinta a un puñado de capturas de pantalla juntadas a las prisas.
Qué debe tener cada asiento de la bitácora
Fecha y hora de la consulta · qué RFC se consultaron · contra qué listas y de qué fecha de publicación · el resultado · y quién o qué hizo la consulta. Con eso, el registro se sostiene solo.
Por qué a mano no aguanta
Con cinco proveedores es factible. Con cincuenta, alguien tiene que descargar varios CSV de cientos de miles de renglones, cruzarlos, guardar evidencia y repetirlo cada vez que el SAT publica. Eso no falla por incapacidad: falla porque siempre hay algo más urgente, y los meses que se saltan son justo los que después importan.
Avertis automatiza las dos mitades: cruza tu padrón completo contra las listas 69, 69-B y 69-B Bis cada madrugada, te alerta el mismo día si algo cambia, y guarda el asiento fechado de cada revisión —también de las que salen limpias.
Ninguna herramienta ni ninguna guía sustituye el criterio de tu contador o de un fiscalista. Lo que sí puede hacerse por sistema es que la información llegue a tiempo y que quede registrada; qué hacer con ella sigue siendo una decisión profesional.
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Lista 69-B del SAT — qué significa cada estatus.
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